Toimintaohjeet

VIHDIN NUORKAUPPAKAMARI RY:N TOIMINTAOHJE

Hyväksytty Vihdin Nuorkauppakamain hallituksen kokouksessa 8.4.2010.

1. NIMI (vrt. sääntöjen kohta 1)
Yhdistyksen nimi on Vihdin Nuorkauppakamari ry ja kotipaikka on Vihti.

2. TARKOITUS (vrt. sääntöjen kohta 2)
Yhdistyksen poliittinen puolueettomuus tarkoittaa sitä, että se ei esitä puoluepoliittisia kannanottoja.

3. TOIMINTA (vrt. sääntöjen kohta 3)
Yhdistys voi julkaista toiminnastaan jäsentiedotetta, joka jaetaan yhdistyksen jäsenille ja senaattoreille, koejäsenille, kunniajäsenille ja kannatusjäsenille. Jäsentiedote jaetaan myös mahdollisuuksien mukaan tietyille keskusliiton virkailijoille, oman alueen nuorkauppakamareille sekä muille tärkeille sidosryhmille ja ilmoittajille.

4. JÄSENET (vrt. sääntöjen kohta 4 ja 5)

Koejäsen
Yhdistyksen koejäseneksi haluavan tulee jättää hallitukselle kirjallinen jäsenhakemus.
Yhdistyksen hallitus päättä jäsenehdokkaiden hyväksymisestä koejäseneksi ja esittelee heidät seuraavassa kuukausitapahtumassa. Koejäseniä voidaan ottaa milloin tahansa.
Jäseneksi valittavalta edellytetään osallistumista kolmeen seuraavista: koejäsenkoulutus, kamarin / alueen projekti, kamarin kuukausikokous tai alue-, kansallinen tai kansainvälinen kokous sekä kirjoittaa jäsentiedotteeseen esittely itsestään. Ennen valintakokousta jäsenistöllä tulee olla mahdollisuus haastatella koejäsentä.
Koejäsenaika on enintään yksi vuosi.
Kamarin hallitus nimittää kokeneista kamarilaisesta kummihenkilön koejäsenelle.

Siirtojäsen
Siirtojäsenen hyväksymistä hallitus voi esittää jokaisessa yhdistyksen kokouksessa. Hyväksymisen edellytyksenä on, että ehdokas on maksanut jäsenmaksunsa siihen kamariin, johon hän kuului vuoden ensimmäisenä päivänä, ja että hän on toimittanut kantakorttinsa.
Siirtojäsenen ei tarvitse maksaa liittymismaksua. Jäsenmaksunsa hän maksaa siihen kamariin mihin hän kuului jäsenenä vuoden 1. päivänä.
Hylätyksi tulleelle koejäsenehdokkaalle tai siirtojäsenelle ilmoitetaan asiasta henkilökohtaisella kirjeellä.

Jäsenmaksut ja erottaminen
Varsinaisen jäsenen on maksettava jäsenmaksunsa eräpäivään mennessä, jotta hänellä on äänioikeus. Mikäli jäsenmaksu on vuoden lopussa huomautuksesta huolimatta edelleen maksamatta, hallitus voi erottaa jäsenen. Jäsen voi erikseen anomalla yhdistyksen hallitukselta saada lykkäystä jäsenmaksun suorittamiseen enintään ao. kalenterivuoden loppuun.
Kun koejäsen valitaan jäseneksi hänen on maksettava liittymismaksu, joka vahvistetaan vuosittain Vuosikokouksessa.
Mikäli jäsen ei ole osallistunut millään tavalla yhdistyksen toimintaan viimeisen 12 kuukauden aikana, hallitus voi erottaa jäsenen ja hänen nimensä poistetaan postitusluettelosta.
Jäsenen eroilmoitus ei vapauta häntä kuluvan vuoden jäsenmaksusta. Erotetulle jäsenelle ilmoitetaan asiasta henkilökohtaisella kirjeellä tai sähköpostilla jossa esitetään myös perustelut erottamiselle.
Muutokset Henkilö- ja osoitetiedoissa tapahtuneista muutoksista jäsenen on viipymättä ilmoitettava yhdistykselle. Lisäksi jokaisen jäsenen on itse viipymättä päivitettävä omat muuttuneet tietonsa Online Matrikkeliin sivuille.

5. YHDISTYKSEN KOKOUKSET (vrt. sääntöjen kohta 6)
Yhdistyksen virallisia kokouksia ovat vuosi- ja vaalikokoukset. Tarvittaessa hallitus voi kutsua koolle ylimääräisiä kokouksia, joina voivat toimia kuukausikokoukset. Kaikkiin yhdistyksen kokouksiin seuralaisilla on oikeus osallistua. Heillä on puheoikeus, mutta ei äänioikeutta. Lasten osallistumista ei suositella yhdistyksen virallisiin kokouksiin.
Ääntenlaskijoita valitaan vähintään kaksi, ensisijaisesti senaattoreita tai kunniajäseniä.
Yleisenä periaatteena on, ettei hallituksen jäsenille tai tilintarkastajille makseta palkkiota. Sen sijaan hallitus päättää suoranaisten kulujen korvaamisesta.
Vuosi- ja vaalikokousta järjestettäessä on huomioitava niitä koskevat määräykset yhdistyksen säännöissä.

6. VUOSIKOKOUS (vrt. sääntöjen kohta 7)
Vuosikokouksen puheenjohtajaksi ei saa valita edellisen vuoden hallituksen jäsentä.
Yhdistyslain pykälän 26§ mukaisesti hallituksen jäsen tai muu, jolle on uskottu yhdistyksen hallintoon kuuluva tehtävä, ei saa äänestää vastuuvapauden myöntämisestä, kun asia koskee hallintoa, josta hän on vastuussa. Hallitus poistuu kokouksesta vastuuvapauden äänestyksen ajaksi.
Vuosikokouksen yhteydessä on suositeltavaa pitää kamarin puhekilpailu.

7. VAALIKOKOUS (vrt. sääntöjen kohta 8)
Yhdistyslain pykälän 26§ mukaisesti hallituksen jäsen tai muu, jolle on uskottu yhdistyksen hallintoon kuuluva tehtävä, ei saa äänestää päätettäessä tilintarkastajan valitsemisesta tai erottamisesta taikka tilinpäätöksen vahvistamisesta, kun asia koskee hallintoa, josta hän on vastuussa. Hallitus poistuu kokouksesta äänestyksen ajaksi.
Hallitusvirkaan ehdolla oleva ehdokas ei saa ennen toimivuotensa alkua täyttää 40 vuotta.
Varapuheenjohtaja (DP) -ehdokas ei saa täyttää 39 vuotta ennen toimikautensa alkua.
DP:n on vahvistettava ehdollepanonsa puheenjohtajan toimeen 31.7. mennessä yhdistyksen hallitukselle.
Kokouksen puheenjohtaja esittelee vaaliehdokkaat, jotka ovat ennen vaalikokousta ilmoittaneet hallitukselle halukkuutensa asettua ehdokkaaksi. Ehdokkaat saavat käyttää arvotussa järjestyksessä puheenvuoron, jonka pituus on muilla ehdokkailla 2 min ja puheenjohtajaehdokkaalla 3 min. Ehdokkaan puheenvuoron ajaksi kilpailevat ehdokkaat poistuvat.
Puheenjohtaja ja DP ehdokkaille voidaan järjestää tarvittaessa vaalitentti
Äänestys suoritetaan erikseen puheenjohtajasta (PRES) ja varapuheenjohtajasta (DP). Kehitysjohtajat (1-4) valitaan yhdellä äänestyksellä.
Puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan vaalissa ehdokkaan on tullakseen valituksi saatava yli puolet annetuista hyväksytyistä äänistä. Mikäli vaali ei ratkea ensimmäisessä äänestyksessä, suoritetaan toinen äänestys kahden eniten ääniä saaneen ehdokkaan kesken.
Muissa vaaleissa valituksi tulevat äänestyksessä annetuista hyväksytyistä äänistä eniten ääniä saanut ehdokas / ehdokkaat äänimäärien mukaisessa järjestyksessä.
Tasatulos vaaleissa ratkaistaan arvalla.
Äänestyksen tulokset ilmoitetaan välittömästi. Annettuja ääniä ei julkisteta ja äänestysliput tuhotaan.
Mikäli virkaan ehdolla olevia on enintään yhtä monta kuin täytettäviä virkoja, äänestys voidaan suorittaa avoimella äänestyksellä.
8. KOKOUSMENETTELY (vrt. sääntöjen kohta 10)
Yhdistyksen vuosi- ja vaalikokouksessa kokoustekniikkana tulisi soveltuvin osin käyttää Robert´s Rules of Order- tekniikkaa.
Jokaisella jäsenellä on yksi ääni. Vain henkilökohtaisesti läsnä olevat voivat äänestää. Äänestyksessä äänten mennessä tasan ratkaisee se mielipide, jota puheenjohtaja kannattaa, paitsi vaalissa uusintaäänestyksenkin jälkeen tasatuloksessa arpa.
9. HALLITUS (vrt. sääntöjen kohta 11)

Hallituksen toiminta
Milloin yhdistyksen valitsema hallituksen jäsen on estynyt hoitamasta hänelle uskottua tehtävää, tai selvästi laiminlyö tehtävien hoitamisen, tai toiminnallaan aiheuttaa huomattavaa haittaa yhdistykselle, voi hallitus siirtää tehtävät tilapäisesti toisen henkilön hoidettavaksi. Tällaisella hallituksen nimeämällä henkilöllä on hallituksen kokouksissa puheoikeus mutta ei äänioikeutta. Estyneen hallituksen jäsenen tilalle on hallituksen ehdotettava uutta jäsentä lähinnä seuraavassa yhdistyksen kokouksessa.
Hallituksella on oikeus vapauttaa nimittämänsä virkailija tehtävästään kesken toimikauden ja nimittää tarvittaessa toinen henkilö hänen tilalleen. Hallitus voi nimetä virkailijalle varamiehen, jos virkailija on tilapäisesti estynyt hoitamasta tehtäviään.
Hallituksen kokouksista on pidettävä pöytäkirjaa. Pöytäkirjaan on merkittävä kokouksen pitoaika ja -paikka, läsnä olleet henkilöt ja käsiteltävinä olleista asioista vähintään päätökset ja yksimielisyydestä poikkeavat äänestystulokset. Pöytäkirjat merkitään juoksevalla järjestysnumerolla hallituksen toimikauden alusta.
Hallituksen virkailijoilla on hallituksen kokouksissa läsnäolo- ja puheoikeus, mutta ei äänioikeutta.

Hallitusvirkojen yleiset pätevyysvaatimukset
Yhdistyksen kaikkiin hallitusvirkoihin on seuraavat pätevyysvaatimukset:
• ehdokkaan tulee olla suorittanut jäsenvelvollisuutensa yhdistystä kohtaan
Edellä esitetyn lisäksi ovat eri virkojen pätevyysvaatimukset seuraavat:
• puheenjohtaja: mielellään toiminut yhdistyksen varapuheenjohtajana DP käytännön mukaisesti.
• hallituksen jäsenet ja virkailijat: toiminut vähintään vuoden yhdistyksen koejäsenenä tai jäsenenä ja osoittanut aktiivisuutta.

10. HALLITUKSEN TEHTÄVÄT (vrt. sääntöjen kohta 12)
Hallitus voi ottaa päätettäväkseen minkä tahansa yhdistystä koskevan asian, ellei sitä ole säännöissä tai toimintaohjeissa määrätty yhdistyksen kokouksen päätettäväksi.
Hallituksen kokoukseen hallituksen kutsumat esim projektipäälliköt omaavat puheoikeuden, mutta eivät äänioikeutta kokouksessa.

Puheenjohtajan (PRES) tehtävänä on säännöissä mainittujen lisäksi:
• kehittää, koordinoida ja johtaa yhdistystä ja sen jäsenten toimintaa,
• huolehtia siitä, että yhdistyksen hallituksen jäsenet ja virkailijat saavat tehtäviinsä tarpeellisen valmennuksen,
• ensisijaisesti edustaa yhdistystä Suomen Nuorkauppakamarit ry:ssä (jäljempänä Keskusliitto) ja alueellisessa yhteistyössä,
• laatia ehdotus yhdistyksen toimintasuunnitelmaksi muiden hallituksen jäsenten valmisteleman aineiston pohjalta.
• johtaa kamarin kehitys- ja projektitoimintaa,
• huolehtia sääntöjen ja toimintaohjeiden lain- ja tarkoituksenmukaisuudesta,
• huolehtia yhdistyksen sisäisestä palkitsemisesta ja pinsseistä ja
• koota ja laatia yhdistyksen toimintakertomus kehitysjohtajien valmisteleman aineiston pohjalta toimintavuoden lopussa.

Varapuheenjohtajan (DP) tehtävänä on mm.:
DP:n tehtävänä on valmistautua puheenjohtajavuoteensa ja perehtyä kamarin toimintaperiaatteisiin.
DP:n erityisinä vastuualueina ovat:
• toimia puheenjohtajan varamiehenä,
• huolehtia kamarin strategisesta kehittämisestä,
• suunnitella ja valvoa yhdistyksen jäsenhankintaa,
• avustaa uusien jäsenten perehdyttämisestä,
• seuraavan vuoden toimintasuunnitelma ja talousarvio sekä antaa seuraavan vuoden rahastonhoitajalle ohjeet talousarvioehdotuksen laatimista varten,
• uuden hallituksen valmentaminen ja perehdyttäminen ja
• yhteistyökumppanien hankkiminen ja suhteiden hoitaminen yhdessä puheenjohtajan kanssa.
Kehitysjohtajien (VP) tehtävänä on säännöissä mainittujen lisäksi mm:
• kehittää ja ohjata toimintalohkonsa työskentelyä ja valvoa sen projektien edistymistä,
• laatia ehdotus toimintalohkonsa toimintasuunnitelmaksi ja talousarvioksi,
• laatia toimintalohkonsa toimintakertomus toimintavuoden lopussa ja
• hallitus voi tarvittaessa määritellä tehtäviä tästä poikkeavalla sopivaksi katsomallaan tavalla, huomioiden että yhdistys pysyy toimintakykyisenä.

Sihteerin (SECY) tehtävänä mm:
• laatia ja säilyttää yhdistyksen ja hallituksen kokouksista pöytäkirjat,
• huolehtia yhdistykselle tulevan postin ja muun aineiston jakamisesta ja arkistoinnista,
• huolehtia jäsenkantakorttien ajan tasalla pitämisestä
• varmistaa jäsentietojen oikeellisuus Keskusliiton matrikkelia ja jäsenlehteä varten,
• ilmoittaa jäsenlehdelle jäsenten osoitteenmuutokset,
• huolehtia ilmoituksista yhdistysrekisteriin ja
• huolehtia uusien koejäsen tietojen viennistä jäsenrekisteriin ja kamarin omien tietojen ylläpitäminen.

Rahastonhoitajan (TREAS) tehtävänä on mm:
• hoitaa yhdistyksen taloutta ja raha- ym. varallisuutta tarkoituksenmukaisella tavalla,
• huolehtia yhdistyksen kirjanpidon ja tilinpäätöksen laatimisesta kirjanpitolain ja – asetuksen, yhdistyksen sääntöjen ja toimintaohjeiden mukaisesti,
• periä yhdistyksen liittymis- ja jäsenmaksut sekä kannatusmaksut, ja
• valmistella talousarvioehdotus yhdessä puheenjohtajan kanssa ja valvoa sen noudattamista.

Edellisen puheenjohtajan (IPP) tehtävänä on mm:
• toimintakertomuksen laadinta,
• huolehtii tilintarkistamisesta hyvissä ajoin ennen vuosikokousta,
• huolehtia palkintohakemusten laatimisesta,
• avustaa asiantuntemuksellaan puheenjohtajaa ja hallituksen jäseniä ja
• huolehtia siitä, että yhdistyksen kokoukset hoidetaan annettujen ohjeiden mukaisesti ja
• avustaa mahdollisuuksien mukaan DPtä jäsenasioissa sekä yhteistyökumppani hankinnassa.

Tiedottajien (LIO ja WEB) tehtävänä on mm:
• hoitaa yhdistyksen sisäistä ja ulkoista tiedottamista,
• tiedottaa jäsenistölle merkittävistä hallituksen päätöksistä,
• vastata jäsentiedotteen toimituksellisesta ja teknisestä toteutuksesta,
• tiedottaa jäsenistölle yhdistyksen ulkopuolisista JC-tapahtumista ja uutisista,
• pitää yllä tapahtumakalenteria yhdistyksen ja muista tärkeistä JC-tapahtumista,
• tiedottaa ulkopuolisille kamarin merkittävistä tapahtumista hallituksen päätösten mukaisesti ja
• hallitus voi tarvittaessa nimetä molemmat virkailijat.

11. TOIMINTALOHKOT (vrt. sääntöjen kohta 14)
Toimintalohkojen pääasialliset tehtävät ovat:
Yhteiskuntalohko (COM) käsittää yhdistyksen yhteiskuntaan suuntautuvan toiminnan ja vastaa siihen liittyvistä projekteista sekä jäsenten sisäisten ja ulkoisten liikesuhteiden sekä toiminnallisten yhteistyökumppanisuhteiden kehittämisestä.
Yksilölohko (IND) keskittyy koulutustoimintaan erityisesti yksittäisen jäsenen kehittämiseen. Se sisältää kaikki henkilökohtaisen kehityksen alueet kattaen myös sosiaalisen, taloudellisen, fyysisen ja henkisen kehityksen. Yksilölohko vastaa uusien ja koejäsenten perehdyttämisestä JC-toimintaan.
Yhdistyslohko (LOM) toimii sisäisellä alueella tavoitteenaan pitää yhdistyksen toiminta aktiivisena ja vireänä. Yhdistyslohko vastaa kuukausikokousten suunnittelusta ja toteutuksesta.
Kansainvälisten asioiden lohko (INT) hoitaa mm. kansainvälisten kokousten koordinoinnin, twinning-kamaritoiminnan kehittämisen sekä kansainvälisen humanitäärisen toiminnan.

12. TALOUSSÄÄNTÖ
Yhdistyksen taloutta ja hallintoa koskevat seikat on hoidettava yhdistyksen kulloinkin voimassa olevaa taloussääntöä noudattaen.

13. YHDISTYKSEN VIIRI
Yhdistyksen viiri voidaan lahjoittaa hallituksen päätöksellä vanhoille puheenjohtajille, kunniajäsenille sekä muille muistettaville henkilöille tai yhteisöille.
Yhdistyksen edellisille puheenjohtajille jaetaan yhdistyksen viiri yhdistyksen tasavuotisjuhlien yhteydessä. Viirien hankintaa varten on viirirahasto.

14. KUNNIAJÄSENET
Kunniajäsenet kutsutaan hallituksen esityksestä yhdistyksen kokouksessa. Kunniajäsenyys suositellaan annettavaksi vuosijuhlassa vuoden lopulla. Kunniajäsentä ei voida valita kuin aikaisintaan viimeisenä jäsenvuotenaan, jolle yhdistys haluaa osoittaa kunnioitusta tai hän on muuten ansioitunut.
Kunniajäsen on oikeutettu osallistumaan yhdistyksen jäsenille tarkoitettuihin tilaisuuksiin ja käyttämään niissä puhe- mutta ei äänioikeutta. Kunniajäsen voidaan valita ääntenlaskijaksi tai neuvoa-antavan elimen jäseneksi.

15. SENAATTORIT
Senaatin jäsenillä, jotka ikänsä vuoksi eivät ole enää yhdistyksen jäseniä, on yhdistyksen toiminnassa samat oikeudet kuin kunniajäsenillä.

16. SÄÄNTÖJEN MUUTTAMINEN (vrt. sääntöjen kohta 17)
Säännöt
Hallituksen tulee huolehtia, että säännöt täyttävät Keskusliiton ja rekisteriviranomaisten asettamat vaatimukset. Tässä asiassa avustaa Keskusliiton lainopillinen neuvonantaja (GLC).
Muutosehdotuksia ovat oikeutettuja tekemään yhdistyksen jäsenet.
Toimintaohjeet
Ehdotukset näiden toimintaohjeiden muuttamiseksi on jätettävä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle. Muutosehdotuksia ovat oikeutettuja tekemään yhdistyksen jäsenet. Muutosehdotus tulee hyväksytyksi, mikäli 2/3 koko hallituksen jäsenmäärästä sitä kannattaa. Hallituksen tulee tiedottaa jäsenistöä muutoksesta.

17. ERITYISMÄÄRÄYKSET
Tämän toimintaohjeen vahvistaa yhdistyksen hallitus. Tätä toimintaohjetta on noudatettava 9.4.2010 alkaen.
Tämä toimintaohje on hyväksytty hallituksen kokouksessa 8.päivänä huhtikuuta 2010.